INFORMATIVA SUL TRATTAMENTO DEI DATI PERSONALI PER IL SERVIZIO DI OSPITALITÀ ALBERGHIERA

1.1. Generalità

Ci affidiamo il più possibile ai processi digitali nel nostro hotel, in modo da poter offrire ai nostri ospiti un servizio e un soggiorno alberghiero unico, dalla prenotazione, al check-in e all’accesso alla nostra casa fino al check-out, che può essere organizzato e progettato dai nostri ospiti tramite il loro dispositivo mobile in base alle loro esigenze (di seguito denominato “Guest Journey”). Le seguenti informazioni per il sito web si applicano mutatis mutandis anche alle app e agli altri canali del nostro hotel con cui è progettata la Guest Journey.

Per la Guest Journey, utilizziamo la soluzione di gestione alberghiera supportata da software e la piattaforma centrale di gestione dei dati likeMagic di likeMagic AG, Memphispark, Wallisellenstrasse 57, 8600 Dübendorf, Svizzera (di seguito denominata “Piattaforma”), che consente il controllo, il supporto, l’elaborazione,  l’analisi e la valutazione dei processi di alloggio nelle strutture alberghiere e in cui tutte le funzioni di prenotazione, front office e gestione della proprietà sono combinate in un’unica interfaccia sono. Le interfacce collegano la piattaforma con altre applicazioni e infrastrutture per il funzionamento e la gestione del nostro hotel. Inoltre, la piattaforma raggruppa anche l’accesso per noi tramite interfacce appropriate a programmi applicativi da noi concessi in licenza da terzi e supporta così servizi definiti nell’ambito dei processi operativi essenziali e tipici dell’hotel nell’ambito della Guest Journey, come la prenotazione, la fatturazione, l’elaborazione dell’ingresso e dell’uscita degli ospiti, la comunicazione con gli ospiti, l’ospitalità degli ospiti, la gestione del sistema di chiusura, la gestione della pulizia, ecc. Noi (Arbed Living Hotel) siamo responsabili dei dati memorizzati nella piattaforma, che vengono memorizzati da Google su server in Svizzera.

Abbiamo stipulato un accordo di elaborazione degli ordini con likeMagic AG per garantire la protezione dei tuoi dati personali. Accettando la presente informativa sulla privacy, autorizzi likeMagic AG a utilizzare i tuoi dati personali da noi trattati per i propri scopi di ricerca e sviluppo del prodotto.

1.2. Categorie di dati personali

I dati personali che raccogliamo da voi e da altre persone (ad es. familiari, accompagnatori) in relazione alla Guest Journey dell’ospite tramite il nostro sito web, le app e altri canali saranno memorizzati ed elaborati nella suddetta piattaforma (vedi anche n. 1.3.).

In particolare, si tratta delle seguenti categorie di dati personali:

• I dati e le informazioni che ci vengono comunicati al momento della prenotazione delle camere (es. titolo, nome e cognome, indirizzo, indirizzo e-mail, data di nascita, numero di telefono, lingua, dettagli della prenotazione [data di soggiorno, numero di camere, categoria di camera, numero di persone registrate nella prenotazione, pacchetti aggiuntivi selezionati, ecc…], informazioni sulla carta di credito (crittografata conforme a PCI/DSS), data e ora della prenotazione [marca temporale]; (se applicabile, orario di arrivo previsto, tipo di letto desiderato e/o altre preferenze, osservazioni)
• Dati e informazioni che ci vengono comunicati o di cui veniamo a conoscenza in relazione al vostro soggiorno nel nostro hotel, in particolare per adempiere agli obblighi di notifica previsti dalla legge (nome e cognome, indirizzo e cantone, data di nascita, luogo di nascita, nazionalità, data di arrivo e di partenza; inclusa copia della carta d’identità ufficiale e firma, numero della camera), in relazione alla ricezione di servizi aggiuntivi (a pagamento) come ristorante, minibar, benessere, offerte di escursioni, impianti sportivi, ecc. Nome e cognome, oggetto del servizio, ora di ricezione/fornitura dei servizi o di cosa ci informate (ad es. preferenze)
• Dati e informazioni generati in relazione all’utilizzo della nostra struttura, delle aree comuni e della vostra camera (ad es. date e orari di accesso)
• Dati e informazioni che ci vengono comunicati durante l’utilizzo della funzione di comunicazione e nel corso della comunicazione con l’utente (in particolare nome e cognome o nome utente, se applicabile; Comunicazione; prodotto/soluzione di comunicazione; indirizzo e-mail e/o numero di telefono; Data e ora della comunicazione; Stato dei messaggi (aperti, letti, cliccati); Comunicazione dei contenuti)
• I dati che ci vengono comunicati al momento dell’apertura di un conto cliente (esp. Nome e cognome, indirizzo e-mail, password [crittografata come hash con salt], data e ora di registrazione [timestamp], stato di verifica dell’e-mail)
• Dati che ci vengono comunicati al momento dell’accesso all’account cliente, a seconda del tipo di accesso scelto (dati di autenticazione dell’accesso via e-mail [indirizzo e-mail, password] o dati di autenticazione del social login [indirizzo e-mail, token ID], date e ora dell’accesso [timestamp])

Questi dati personali sono generalmente raccolti dai nostri ospiti stessi. Tuttavia, possono essere raccolti anche tramite terzi, ad esempio da un ospite che ci fornisce i dati personali di altre persone/accompagnatori (ad esempio familiari) o, ad esempio, avviando una prenotazione da parte di terzi. Se ci fornite dati personali di altre persone (ad es. familiari, accompagnatori), vi chiediamo di assicurarvi che queste persone siano a conoscenza della presente informativa sulla privacy e di fornirci i loro dati personali solo se siete autorizzati a farlo e se questi dati personali sono corretti.

Riceviamo quindi determinati dati da voi tramite interfacce che collegano la piattaforma con programmi applicativi concessi in licenza da terzi in relazione alla Guest Journey nell’ambito dei processi operativi essenziali e tipici dell’hotel come la prenotazione, la fatturazione, l’elaborazione dell’ingresso e dell’uscita degli ospiti, la comunicazione con gli ospiti, l’ospitalità degli ospiti, la gestione del sistema di chiusura, la gestione della pulizia, ecc., nonché con le altre applicazioni e infrastrutture del nostro hotel.

Se una prenotazione o un check-in vengono effettuati utilizzando un account cliente, verranno utilizzati i dati già memorizzati nell’account cliente e necessari per la prenotazione o il check-in, come titolo, nome e cognome, indirizzo, indirizzo e-mail, data di nascita, numero di telefono, lingua e dati del modulo di registrazione.

Se effettuate le vostre prenotazioni per il vostro soggiorno nel nostro hotel tramite una piattaforma di terze parti, riceviamo vari dati personali e informazioni da voi dal rispettivo gestore della piattaforma, che memorizziamo ed elaboriamo nella piattaforma che utilizziamo. Si tratta principalmente di dati e informazioni che raccogliamo anche quando effettuiamo una prenotazione che riceviamo senza una piattaforma di terze parti, ad esempio titolo, nome e cognome, indirizzo, indirizzo e-mail, data di nascita, numero di telefono, lingua, dettagli della prenotazione (data di soggiorno, numero di camere, categoria di camera, numero di persone registrate nella prenotazione, pacchetti aggiuntivi selezionati, ecc., data e ora della prenotazione [timestamp]; orario di arrivo previsto, tipo di letto e/o altre preferenze, se applicabile,  Osservazioni).

1.3. Archiviazione centralizzata e collegamento dei dati

Quanto sopra al capitolo 1.2. i dati e le informazioni di cui sopra, che raccogliamo in particolare in relazione alla Guest Journey, vengono sistematicamente registrati e collegati da noi allo scopo di elaborare le vostre prenotazioni e l’elaborazione delle prestazioni contrattuali. Come accennato in precedenza, utilizziamo la soluzione di gestione alberghiera supportata da software e la piattaforma centrale di gestione dei dati likeMagic di likeMagic AG, Dübendorf, Svizzera. I vostri dati personali vengono trasferiti alla piattaforma tramite interfacce che collegano la piattaforma con programmi applicativi concessi in licenza da terzi in relazione alla Guest Journey nell’ambito di processi operativi essenziali e tipici dell’hotel come la prenotazione, la fatturazione, l’elaborazione dell’ingresso e dell’uscita degli ospiti, la comunicazione con gli ospiti, l’ospitalità degli ospiti, la gestione del sistema di chiusura, la gestione delle pulizie, ecc…, nonché con le altre applicazioni e infrastrutture del nostro hotel.

Al fine di memorizzare e collegare i dati personali dei nostri ospiti, viene creato un ID ospite separato per ogni ospite per il rispettivo hotel o gruppo alberghiero. Di conseguenza, cerchiamo anche di identificare l’ospite nel nostro database con ogni prenotazione. Se in passato siamo già stati in grado di accogliervi nel nostro hotel o gruppo alberghiero e siamo autorizzati a farlo, li confronteremo anche con i dati personali da voi memorizzati, in particolare per mantenere aggiornati i dati dei nostri clienti, per consentirvi di effettuare il check-in in modo efficiente e per consentirvi di avere un soggiorno su misura per le vostre esigenze.

Basiamo queste operazioni di trattamento sul nostro legittimo interesse a una gestione e a un controllo efficienti del nostro hotel, nonché a una gestione efficiente e a misura di cliente.

Inoltre, desideriamo sottolineare che con il tuo consenso, accettando la presente Informativa sulla privacy, non saremo in grado di rispettare quanto sopra al punto 1.2. Possiamo anche utilizzare i vostri dati personali e le informazioni che memorizziamo e colleghiamo nella piattaforma con l’aiuto della soluzione di gestione alberghiera supportata da software che utilizziamo per analizzare alcuni aspetti personali come le preferenze personali, gli interessi, ecc… Le conoscenze acquisite possono essere utilizzate da noi per consentire un soggiorno su misura per le vostre esigenze o per farvi offerte su misura per i vostri interessi e preferenze personali. Inoltre, tali dati ci aiutano generalmente ad aumentare l’efficienza dei nostri processi operativi e a migliorare costantemente la nostra offerta ai nostri ospiti.

1.4. Comunicazione dei dati personali

I dati personali raccolti dall’utente nell’ambito della Guest Journey e saranno trasmessi, se necessario, sia a organismi interni sia, tramite interfacce adeguate, anche a fornitori di servizi esterni in Germania e all’estero, in particolare nell’ambito dell’elaborazione e dell’elaborazione delle prenotazioni dell’ospite e nell’ambito del soggiorno. I fornitori di servizi esterni a cui i vostri dati personali possono essere trasmessi o che hanno o possono avere accesso ad essi sono, oltre ai già citati likeMagic AG, Dübendorf, Svizzera, altri responsabili del trattamento e fornitori di servizi (compresi i fornitori di servizi IT, i servizi per l’elaborazione dei dati di prenotazione [gestione immobiliare] o nell’area del CRM, l’elaborazione dei pagamenti, le soluzioni di chiave digitale, ecc.). La panoramica dei responsabili del trattamento e dei fornitori di servizi consultati in relazione alla piattaforma è disponibile sul sito web di likeMagic AG alla voce www.likemagic.tech .

Se il trasferimento di dati personali in un paese il cui livello di protezione dei dati non corrisponde a quello della Svizzera o dell’Europa è necessario in relazione all’utilizzo di fornitori di servizi esterni, garantiremo contrattualmente la protezione dei dati personali dell’utente (ad es. utilizzando le clausole contrattuali standard dell’UE per il trasferimento dei dati personali).

Per il resto, trasmetteremo i vostri dati personali solo se avete espressamente acconsentito, se ciò è necessario per l’avvio o l’esecuzione del contratto, se esiste un obbligo legale in tal senso, o se ciò è necessario per l’applicazione dei nostri diritti, in particolare per l’esecuzione di pretese derivanti dal rapporto contrattuale o da altri diritti, o se il trattamento viene effettuato per proteggere un interesse legittimo da parte nostra o di terzi. In rari casi, la divulgazione di dati personali può rendersi necessaria per proteggere gli interessi vitali dell’interessato o di un’altra persona fisica.

1.5. Periodo di conservazione

Senza il consenso dell’utente, conserveremo i dati personali dell’utente nella piattaforma solo nella misura e per il tempo necessari per adempiere ai nostri obblighi legali o per il tempo in cui abbiamo un legittimo interesse a farlo (come l’interesse a dimostrare un reclamo in caso di reclami, la documentazione del rispetto dei requisiti legali o di altro tipo o l’interesse a valutazioni non personali). In particolare, i dati contrattuali vengono memorizzati da noi in conformità con gli obblighi di conservazione previsti dalla legge. Gli obblighi di conservazione che ci obbligano a conservare i dati derivano dalle normative in materia di diritto della comunicazione, contabilità e diritto fiscale. In base a tali norme, le comunicazioni commerciali (comprese le e-mail), i contratti conclusi e i documenti contabili devono essere conservati per un massimo di 10 anni. Nella misura in cui non abbiamo più bisogno di questi dati per eseguire i servizi per voi, i dati saranno bloccati. Ciò significa che i dati possono essere utilizzati solo a fini contabili e fiscali.

Nella misura in cui siamo autorizzati a trattare i vostri dati personali oltre l’avvio e l’esecuzione del contratto con il vostro consenso, tratteremo questi dati senza un periodo di tempo specifico. Conserveremo questi dati per tutto il tempo necessario a raggiungere le finalità del trattamento o per tutto il tempo necessario a consentire l’interruzione di tale trattamento (e per un breve periodo successivo in modo da poter soddisfare la richiesta dell’utente), a meno che non vi siano altri motivi legalmente consentiti per continuare a conservare i dati personali dell’utente. Registriamo anche il fatto che ci avete chiesto di non trattare ulteriormente i vostri dati in modo da poter continuare a soddisfare la vostra richiesta. Il consenso alla memorizzazione può essere revocato in qualsiasi momento, con effetto per il futuro, via e-mail all’indirizzo [info@arbedlivinghotel.ch].

Se l’utente dispone di un account cliente, i dati memorizzati o collegati al suo account cliente saranno conservati da noi fino alla cancellazione dell’account cliente, a meno che e nella misura in cui non sussistano obblighi di conservazione previsti dalla legge o interessi legittimi contrari da parte nostra.